Jose Ramon Vindel Ruas
Los interlocutores propios y ajenos
Ya hemos hablado de la psicología y tipología de los interlocutores, de la conveniencia de conocer con anticipación la actitud y el talante negociador de las partes, del reparto de funciones y la presentación del equipo negociador, de los cuidados en cuanto al escenario y el decorado.
También dejamos claro en su momento la conveniencia de que la representación de las partes sea equilibrada, es decir, que exista un número igual o parecido de representantes de cada una de las partes.
Haremos mención ahora de algunos aspectos de importancia correspondientes a los primeros pasos de la negociación. En ciertas negociaciones de previsible y larga extensión (negociaciones políticas, sindicales, etc.) estas cuestiones se sustancian en la reunión constitutiva.
En el ámbito comercial es infrecuente que tal reunión constitutiva exista, por lo que estos aspectos deben tratarse en los primeros momentos de la negociación.
En esta parte inicial o Sesión constitutiva deben atenderse las siguientes cuestiones:
Presentación e identificación funcional de los miembros de cada una de las partes implicadas en la negociación.
Reconocimiento mutuo de la legitimación de cada una de las partes y de sus representantes.
Elección de un moderador, ajeno a las partes, si se cree necesario u oportuno.
Designación de un secretario general de la negociación que tomará nota o levantará acta de los puntos debatidos y los acuerdos alcanzados.
Elaboración de una agenda o programa de las negociaciones, que dará lugar al correspondiente orden del día para cada una de las sesiones.
Establecimiento de las normas procedimentales o cauces reglamentarios que se consideren necesarios para el buen funcionamiento de las sesiones.
Intercambio de la documentación o información previa que se considere necesaria.